Jak poprawnie wystawić fakturę?

W kontekście działalności nierejestrowanej

(Na dole strony przycisk do pobrania szablonu faktury bez VAT)

Prowadząc działalność nierejestrowaną nie masz obowiązku wystawiać faktur swoim klientom. Osobiście polecam jednak dokumentować w ten sposób każdą sprzedaż, żeby wyrobić w sobie dobre nawyki i prowadzić sumienną ewidencję sprzedaży.

Twojemu klientowi przysługuje jednak prawo do faktury. Żeby jej zażądać ma 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłaś mu towar lub wykonałaś usługę, albo gdy otrzymałaś całość lub część zapłaty.

W zależności od tego kiedy klient poprosi Cię o fakturę masz określony czas na jej wystawienie. Poniżej dwa przypadki:
1. Klient poprosił o fakturę w tym samym miesiącu, w którym otrzymał produkt (usługę) – do 15 dnia następnego miesiąca.
2. Klient poprosił o fakturę po miesiącu, w którym otrzymał produkt (usługi) – 15 dni od dnia zgłoszenia prośby przez klienta.

Faktury możesz wystawiać nie tylko osobom fizycznym, ale również firmom, które wrzucą je w swoje koszty.

RACHUNEK CZY FAKTURA?

Zapewne spotkałaś się już z tymi dwoma dokumentami i zastanawiałaś się, czym się różnią i który wystawiać swoim klientom. Już tłumaczę : )
Rachunek to już trochę przeżytek. Do 2014 roku osoby zwolnione z obowiązku płacenia VAT nie mogły wystawiać faktur, a jedynie rachunki. Od wspomnianego roku po wejściu ustawy o VAT, sytuacja zmieniła się i pojawiło się pojęcie faktur bez VAT.
W związku z powyższym namawiam Cię do zapomnienia o rachunkach i zaprzyjaźnienia się z fakturami. Ta przyjaźń zaowocuje kiedy to Twoja działalność nierejestrowana stanie się super prosperującą działalnością gospodarczą : )

Prowadząc działalność nierejestrowaną wystawiasz faktury bez VAT.
Wyjątek stanowią między innymi: usługi jubilerskie, usługi prawnicze, usługi w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą  zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego), usługi związane ze ściąganiem długów, w tym usługi factoringowe czy dostawy wyrobów z metali szlachetnych, towarów opodatkowanych akcyzą, środków transportu czy budynków lub terenów budowlanych.

Co powinna zawierać faktura?

1. Datę sprzedaży
2. Numer faktury
3. Imię, nazwisko lub nazwę nabywcy oraz adres (ewentualnie NIP)
4. Nazwę sprzedanego towaru lub wykonanej usługi
5. Ilość produktów lub zakres wykonanej usługi
6. Cenę jednostkową towaru lub usługi
7. Należność ogółem
8. Twoje imię i nazwisko – nie musisz podawać ani swojego adresu, ani PESELU

Do faktury możesz też dodać swojego logo czy adres strony internetowej lub namiar na media społecznościowe.

Jak i gdzie wystawić fakturę?

Fakturę możemy wypisać ręcznie na specjalnym arkuszu, skorzystać z płatnego programu lub stworzyć swój szablon i uzupełniać go odpowiednimi danymi. Poniżej rozwijam te możliwości, a na samym końcu możesz pobrać szablon stworzony przeze mnie – dla Ciebie : )

1. Druki do ręcznego wypisywania

Co tu dużo mówić – trochę oldschoolowa droga, ale wspominam o niej, bo sama czasami mam sentyment do takich rozwiązań : D Druczek wypisuje się ręcznie, a na drugiej stronie – dzięki kalce, powstaje kopia. Kopię możemy zostawić dla siebie, a klientowi do paczki dodać oryginał.

Tutaj możecie kupić takie faktury do ręcznego wypisywania.

2. Program Fakturownia.pl

To jedyny (według mnie) program, który jest intuicyjny, dość łatwy w obsłudze i daje możliwość wystawiania faktur bez VAT. Znam oczywiście jeszcze iFirmę, ale powiem Wam szczerze, że sama nie miałam cierpliwości do jego obsługi – zbyt dużo opcji, zbyt wiele próśb o uzupełnienie czegoś, czego nie byłam w stanie w panelu znaleźć : D Zostańmy więc przy Fakturowni.

Zakładając darmowe konto masz w miesiącu do wykorzystania 3 faktury, które możesz wystawić bez jakiegokolwiek abonamentu. Najtańszy pakiet, który jednocześnie umożliwia wystawienie nieograniczonej ilości faktur, kosztuje około 120 zł na rok i oczywiście możesz go wrzucić w swoje koszty : ) Z programu możesz dalej korzystać, gdy na przykład założysz swoją działalność gospodarczą.

Fakturę w formacie PDF możesz wysłać do klienta na maila. Pamiętaj jednak, żeby informację o tym, iż dostarczasz faktury w formie elektronicznej zawrzeć w regulaminie swojego sklepu lub poinformować klientów o tym fakcie w momencie przyjmowania zamówienia.

Tu jeszcze raz link do Fakturowni : )
A poniżej przykładowa faktura wystawiona w tym programie.

3. Własny szablon faktury

Jeśli nie zdecydujesz się na konto w Fakturowni, możesz stworzyć własny szablon w Excelu lub Wordzie, lub skorzystać z mojego, który stworzyłam specjalnie dla Ciebie : )
Uzupełnij go odpowiednimi danymi, swoim logo, a następnie zapisz w formacie pdf. Wydrukuj lub wyślij do klienta mailem.

Po pobraniu Arkusza najlepiej edytować go w Dokumentach Google. Z łatwością go uzupełnisz, wydrukujesz i zapiszesz w formacie PDF.

I oczywiście jeśli masz jakieś pytania lub coś jest dla Ciebie niejasne – jestem do Twojej dyspozycji : )

17 myśli na “Jak poprawnie wystawić fakturę?”

  1. Super, naprawdę praktyczna wiedza, czasem po prostu w urzędach ciężko się dowiedzieć konkretów. A tu wszystko w mega pigułce.

    1. Hej Ola 🙂 Cieszę się, że tak to odbierasz, bo właśnie taka jest moja intencja, żeby odczarować to myślenie, iż prowadzenie własnej firmy to straszna, skomplikowana i tajemna wiedza 🙂

  2. Bardzo przydatny wpis, dziękuję serdecznie! Odkryłam Twojego bloga niedawno i muszę się przyznać, że właśnie dzięki Tobie postanowiłam zacząć działać na szerszą skalę i mieć działalność nierejestrowaną- zrozumiałam, że to nie aż tak trudne 🙂

  3. Czy sprzedając biżuterie, która jest połączeniem np.półfabrykatów srebrnych z innymi materiałami podchodzi to wtedy pod usługi jubilerskie lub „dostawę wyrobów z metali szlachetnych”? jak wtedy wygląda taka faktura z vat-em?

    1. Z tego, co się dowiadywałyśmy z dziewczynami to takie tworzenie biżuterii z gotowych już surowców nie jest usługami jubilerskimi i możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT. Natomiast faktura z VAT-em wygląda jak ta bez VATu tylko dodany jest właśnie VAT 😀

      1. Dziękuję 😊 Właśnie ruszam z działalnością nierejestrowaną. Fakt, że się odważyłam w dużym stopniu zawdzięczam temu blogowi.

  4. Czy obowiązkiem jest wpisywanie na fakturze formy zapłaty? Na druczkach jest rubryka „sposób zapłaty/uwagi” – czy muszę tam pisać że zapłacono np. gotówką albo przelewem? 🙂

    1. W przypadku działalności nierejestrowanej nie jest to raczej jakoś bardzo istotne, ale już w działalności gospodarczej tak, więc najlepiej wyrobić w sobie nawyk i wpisywać 🙂

  5. Cześć 🙂 Jesteś kopalnią wiedzy! 🙂
    Czy jeszcze jest opcja pobrania szablonu? Bo niestety coś mi nie pobiera 🙁
    Pozdrawiam

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *