Działalność nierejestrowana – koszty

Pytacie mnie często w jaki sposób i jakie koszty możemy uwzględnić prowadząc działalność nierejestrowaną. W tym wpisie postaram się wyjaśnić ten temat, a przede wszystkim rozwiać Wasze wątpliwości czy w ogóle jest to możliwe.

Przypominam, że prowadząc działalność nierejestrowaną w miesięcznej ewidencji bierzemy pod uwagę tylko przychód, czyli tę kwotę, którą otrzymamy od naszego klienta. Miesięcznie Twój przychód nie może przekroczyć 1300 zł (jest to kwota wynosząca 50% minimalnego wynagrodzenia w danym roku).

Przychód
Czyli tak, jak pisałam wyżej – przychód to cała kwota, jaką otrzymujesz od klienta i nie możesz jej pomniejszyć o poniesione koszty. Jeśli otrzymałaś również przelew za przesyłkę, tę kwotę zaliczasz również do swojego przychodu.
Przykład: klient kupił czapkę i opłacił przesyłkę w kwocie 79 zł plus 11 zł przesyłka, czyli Twój przychód to 90 zł.

Dochód
Jest to różnica między przychodem a kosztami i od tej kwoty płacimy podatek dochodowy w rocznym zeznaniu PIT-36.

I do sedna: KOSZTY
Do swoich kosztów możesz wliczyć wszystkie te wydatki, które ściśle dotyczą Twojej działalności. W swojej ewidencji zapisujesz je w rocznym zestawieniu. Odejmujesz je od przychodu z całego roku i w zależności od tego, czy wynik wyjdzie Ci na plusie, czy na minusie – wykazujesz w zeznaniu dochód lub stratę.

PAMIĘTAJ! Że to na Tobie ciąży obowiązek udowodnienia, że poniesiony przez Ciebie koszt był niezbędny do prowadzenia przez Ciebie działalności nierejestrowanej (ale również gospodarczej). Przeczytaj poniży post i dowiedz się, jak prawidłowo ewidencjonować swoje koszty : )

Co może być kosztem?

W koszty możesz wliczyć wszystkie te usługi, rzeczy, materiały, które są niezbędne do prowadzenia przez Ciebie działalności.
Co ciekawe nie muszą to być tylko i wyłącznie produkty fizyczne, jak np. włóczki. Jeśli potrzebujesz konsultacji z prawnikiem lub księgowym, a ich usługi są płatne – możesz poprosić o fakturę imienną i wrzucić ją w koszta. Podobnie ma się sprawa ze szkoleniami, książkami czy ebookami, których tematyka jest związana z prowadzoną przez Ciebie działalnością – je również możesz odliczyć od przychodu w zeznaniu podatkowym.

Przykłady kosztów, jakie możemy odliczyć od przychodu:
1. Hosting, obsługa strony internetowej, koszt domeny
2. Prowizja za sprzedaż przez takie portale, jak DotPay
3. Koszty wysyłki kurierami bądź Pocztą Polską
4. Szkolenia, książki, ebooki o tematyce, która dotyczy Twojej działalności
5. Materiały potrzebne do produkcji Twojego produktu
6. Materiały promocyjne – naklejki, ulotki, metki
7. Koszty wysyłki
8. Kartoniki, taśmy do pakowania

Jak udowodnić koszty?

Dowodem na poniesione przez Ciebie koszty będzie oczywiście:
1. Faktura imienna lub rachunek
2. Dowód nadania przesyłki (np. na Poczcie Polskiej)
3. Potwierdzenie przelewu
4. Umowa kupna sprzedaży (gdy np. kupujesz jakiś używany produkt na Allegro bądź OLX)
5. W niektórych przypadkach paragon, jeśli będzie opatrzony pieczątką sprzedawcy i informacją, że towar został zakupiony przez Ciebie. Ale pamiętaj, że paragon nie jest uznawany za dowód księgowy, więc proś sprzedawcę jeszcze przed zakupem o fakturę imienną na osobę fizyczną

Wszystkie te dokumenty, wraz z ewidencją sprzedaży, musisz przechowywać pięć lat, licząc od roku, w którym rozliczyłaś podatek. Jest to obowiązek, którego musisz przestrzegać na wypadek kontroli z urzędu.
Przykład: roczne zeznanie podatkowe za rok 2020 złożysz w 2021 roku, więc dokumenty z roku 2020 musisz przechowywać do roku 2026.

CIEKAWOSTKA

Jako że koszty rozliczamy rocznie, a nie miesięcznie, w naszej ewidencji możemy uwzględnić koszty poniesione jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży w ramach naszej działalności. W końcu zanim zaczniemy tworzyć nasz produkt i go sprzedawać musimy go zrobić : )
PRZYKŁAD:
Kupuję włóczki na pompony w lutym, a czapki zaczynam sprzedawać w połowie marca. Koszt włóczek zapisuję do mojej ewidencji i mogę je rozliczyć w zeznaniu rocznym PIT-36.

Kiedy rozliczamy koszty?

Koszty spisujemy w zestawieniu rocznym, przypominam, że nie odliczamy ich od przychodów miesięcznych. W ewidencji, którą dla Was przygotowałam jest osobna zakładka, gdzie można taki spis prowadzić.
Tutaj pobierzesz arkusz do prowadzenia ewidencji.
A tutaj jest instrukcja, jak go używać : )

Koszty odliczasz od swoich przychodów w rozliczeniu rocznym w formularzu PIT-36. Od wyniku, który Ci wyjdzie płacisz podatek dochodowy.
Przychód, koszty i dochód lub stratę wpisujesz w części E formularza w punkcie nr 9.

Oczywiście rozliczyć się możesz również online. Ja od wielu lat rozliczam się przez portal Podatnik.info i dzięki temu wszystkie moje zeznania mam w jednym miejscu, a wszelkie korekty mogę robić bez wychodzenia z domu : )

Mam nadzieję, że ten wpis rozjaśnił, a nawet rozwiał wątpliwości związane z ewidencjonowaniem kosztów w działalności nierejestrowanej. Jeśli będziecie mieli jakieś pytania to oczywiście jestem do dyspozycji – piszcie maile lub wiadomości prywatne na Instagramie lub Facebooku : )

64 myśli na “Działalność nierejestrowana – koszty”

  1. Hej, mam pytanie o udowodnienie kosztów. Jestem w trakcie przygotowywania pod start działalności. Nie wiedziałam, że koszty poniesione teraz mogę sobie odliczyć w zeznaniu. Uzbierało mi się sporo paragonów ale bez potwierdzenia o tym, że to ja kupowałam. Jednak jeśli pod ten paragon podczepię potwierdzenie przelewu to już będzie liczony?

    1. Cześć Karola 🙂 Sam paragon nie jest dowodem księgowym, lepiej zbierać faktury na osobę fizyczną. Jeśli rzeczywiście masz paragony to możesz je trzymać razem z potwierdzeniem zamówienia i potwierdzeniem przelewu za to zamówienie. Myślę, że taki dowód będzie wystarczający do udowodnienia kosztów 🙂

    1. Cześć Edyta! 🙂 Koszty zużycia prądu czy wody można uwzględniać tylko w przypadku zarejestrowanej działalności, gdzie masz swój lokal, który jest lokalem firmowym i służy tylko do celów związanych z Twoją działalnością.

    2. Hej, czy w działalności nierejestrowanej mogę rozliczyć np leasing konsumencki na auto ? Paliwo? Zajmuje się fotografia w plenerze tylko

      1. Hej, niestety z tego co się dowiedziałam nie. Rozliczenie paliwa w tym przypadku jest również ryzykowne. Nawet w przypadku działalności gospodarczej nie możesz rozliczać całej faktury za paliwo, a jedynie pewien procent. Pamiętaj, że udowodnienie danego kosztu i że był on niezbędny do prowadzenia przez Ciebie działalności ciąży na Tobie. Możesz ewentualnie dopytać się w swoim urzędzie skarbowym, jak oni podchodzą do rozliczania paliwa 🙂

  2. Jak rozwiązać sprawę z ubezpieczeniem? Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne (czyli koszt ok. 450 zł na miesiąc) to jedyne rozwiązanie?

    1. Kwestia ubezpieczenia w ZUSie to już indywidualna sprawa i jeśli chcesz korzystać z państwowej służby zdrowia to chyba jedyne rozwiązanie 🙂

  3. Co w przypadku zamawiania materiałów do tworzenia swoich produktów z Chin (aliexpress)? W jaki sposób udokumentować koszt?

    1. Magda, musisz mieć fakturę imienną. Ale z tego co wiem, to nie jest tak łatwo zaksięgować takie nabycie towarów nawet w przypadku działalności gospodarczej. Tutaj wchodzą ważne przepisy nabycia towarów spoza Uni Europejskiej.

  4. Czyli jak dobrze rozumiem koszt wysyłki, nawet jeżeli klient opłacił go z góry również wliczany jest do przychodu gdzie nie mogę przekroczyć 1300zl ?
    Natomiast mogę go wrzucić w koszta ?
    W arkuszu zauważyłam iż trzeba podać numer faktury, czyli najlepiej do każdego Sprzedawanego towaru dołączyć fakturę? Czy wystarczy paragon z bloczku i jego numer?

    1. Tak. Koszt przesyłki jest też Twoim przychodem niestety, ale możesz go odliczyć na koniec roku, tylko właśnie musisz mieć faktury lub potwierdzenia nadania na Twoje nazwisko 🙂

      Te rachunki z bloczku to już przestarzały wynalazek. Ja polecam wystawiać faktury bez VAT i albo skorzystać z szablonu, który przygotowałam, albo z programu, np. Fakturownia.

  5. Wystawiam (kupuję) regularnie od kilku miesięcy ogłoszenia związane z prowadzoną przeze mnie działalnością nierejestrowaną. Po przeczytaniu tego wpisu wiem, że mogę je uznać za koszta i już poprosiłem o wystawienie faktur imiennych. Zastanawiam się jednak z jaką datą je zaksięgować: datą przelewu, czy datą wystawienia faktury?

  6. Hej. Prowadząc działalność nierejestrowalną (makijaż) wciągu miesiąca przekraczam przychód, ale odliczając koszty (zakup kosmetyków itp) już się mieszczę w tym progu. Napisałaś że koszty przychodu rozliczamy na koniec roku więc powinnam zarwjwstrowadz działalność czy nie?

    1. Od przychodu miesięcznego nie możesz odliczać kosztów. Kwota jakiej miesięcznie nie możesz przekroczyć przy działalności nierejestrowanej to w tym roku 1300 zł i są to wszytskie kwoty, jakie otrzymasz od klientów bez odejmowania kosztów.

      1. Czyli, w rzeczywistosci zarabia się często mniej niz 1300, ale wychodzi to dopiero w rocznym odliczeniu i zmniejsza to podatek.
        Z kosztami przesyłki można poradzić sobie tak,że za kuriera placi klient a my dostajemy tylko etykietę przewozową?

  7. Hej, super blog już przeczytałam wszystkie artykuły 🙂 brakowało mi takiej wiedzy ale oczywiście pytania ciągle rodzą się w głowie… no i mam takie… Jeśli kupuję np. trzy włóczki i sprzedaje produkt wykorzystując tylko jedną włóczkę czy wtedy mogę jako koszt wpisać tylko tą jedną włóczkę czy trzy? Może być również taka sytuacja, że te włóczki później wykorzystam w tym danym roku rozliczeniowym i znowu będę chciała je wpisać w koszty i wtedy powtórzy się nr faktury w mojej ewidencji. Może to oczywiste ale wole się dopytać… I jeszcze wysyłka. Wysyłka również dotyczy tych trzech włóczek i chciałam również tą wysyłkę wpisać w koszty pomimo tego, że wykorzystałam tylko jedną włóczkę? Będę bardzo wdzięczna za pomoc. Pozdrawiam

    1. Hej! Dzięki 🙂 Kupujesz trzy włóczki, otrzymujesz fakturę imienną i wpisujesz do ewidencji wszystkie pozycje z tej faktury (włącznie z kosztami przesyłki) i datę z faktury. Koszty ewidencjuje się rocznie, więc możesz zacząć zbierać koszty zanim zaczniesz sprzedawać i wykorzystywać zakupione materiały i możesz też zakupione materiały wykorzystać później. Mam nadzieję, że to jest jasne 🙂

  8. Witam
    Również mam pytanie odnośnie kosztów uzyskania przychodu. Mianowicie zakupiłem materiały potrzebne do mojej działalności. Wytworzyłem kilka produktów, jednak nie sprzedały się w tym roku. Co zrobić gdy sprzedadzą się w nowym roku. Tracę wtedy możliwość odpisania kosztów uzyskania przychodu, bo faktury na materiały są z zeszłego roku?

      1. A jeśli w zeznaniu podatkowym za ten rok wykażę stratę z działalności nierejestrowanej, to czy 50% tej straty nie mogę rozliczyć w każdym z następnych lat? Z tego co wiem jest taka możliwość w przypadku innych działalności

  9. Mam troche dziwne pytanko, ale lepiej zapytam teraz 🙂 A wlasnie jak wyglada splacenie podatkow z spedarzy w dzialalnosci niegospodarczej? Jak nie placimy VAT, to jaki wtedy podatek bedzie rozliczany?
    I jeszce dwa:
    1) nie mialam z tym doswiadczenia, ale tak wychodzi, ze mozemy brac fakture za korzystanie E-Serwisow (np plata abonymenta Shoplo)?
    2) dowod nadania przesylki: czy to wlacznie z paragonem i potwierdzeniem oplaty?
    Dziekuje brdzo, a blog naprawde jest SUPER

  10. Dzień dobry,
    Mam pytanie czy do kosztu wytworzenia produktu możliwe jest doliczenie kwoty stałej za tak zwaną „robociznę” ? Czyli za mój poświęcony czas na wytworzenie produktu ?
    Bądź stałą opłatę za wykonanie projektu graficznego ?
    W jaki sposób udokumentować coś takiego ?

    1. Dzień dobry,
      Robocizna to nic innego, jak Twój zarobek, więc wyceń swój produkt tak, żebyś była zadowolona z zapłaty, jaką otrzymujesz od klienta i żebyś odpowiednio zarabiała na swojej pracy.

  11. Dzien dobry, mam prosbe o pomoc. Tworze albumy na zamowienie. Platnosc jest przed wykonaniem albumu. Wykonanie albumu zajmuje mi tydzien. Czy dobrze rozumiem ze przychod powstaje w momencie zaplaty i fakture/rachunek powinnam wystawic z dniem zaplaty? Czy na fakturze powinnam zawrzec tez informacje odnosnie daty wykonania albumu czyli data wystawienia plus 7 dni? I drugie pytanie – czy dowodem poniesionego kosztu wysylki moze byc po prostu etykieta nadania Inpost (w miejscu nadawcy jest moje imie i nazwisko)? Pozdrawiam Natalia

    1. Dzień dobry,
      Fakturę wystaw z dniem, w którym nastąpiła płatność, nic więcej nie musisz tam wpisywać – ewentualnie datę wysyłki 🙂
      Na takiej etykiecie chyba nie ma ceny przesyłki – lepiej napisać do InPostu i poprosić o fakturę imienną 🙂

  12. Pytanie o internet i koszty

    Witaj! Czy fakturę za Internet swiatlowodowy z Orange, która otrzymuję co miesiąc mogę zaliczyć do kosztów? Używam Internetu do swojej pracy zdalnej

    1. Cześć! Teoretycznie możesz, jeśli jest niezbędny do prowadzenia Twojej działalności 🙂 Chociaż jednocześnie korzystasz z niego prywatnie. W żadnych przepisach nie jest jasno określone, co może być kosztem, a co nie. Między kosztem, a przychodem musi istnieć ciąg przyczynowo-skutkowy i to na Tobie ciąży obowiązek udowodnienia, że Twój koszt był niezbędny.

  13. Witaj! Czy fakturę za Internet swiatlowodowy z Orange, która otrzymuję co miesiąc mogę zaliczyć do kosztów? Używam Internetu do swojej pracy zdalnej.

    1. Cześć! Teoretycznie może, jeśli jest niezbędny do prowadzenia Twojej działalności 🙂 Chociaż jednocześnie korzystasz z niego prywatnie. W żadnych przepisach nie jest jasno określone, co może być kosztem, a co nie. Między kosztem, a przychodem musi istnieć ciąg przyczynowo-skutkowy i to na Tobie ciąży obowiązek udowodnienia, że Twój koszt był niezbędny.

  14. Przeczytałam, trochę rozwijałam swoje wątpliwości, ale mam pytanie, robię kampanie reklamowe na FB i teraz jak to mogę odliczyć? Czy wystarczy potwierdzenie przelewu, czy FB wysyła w ogóle jakiekolwiek faktury inienne ?
    Kolejne pytanie: szyję na zamówienie, kupuje przykładowo 2m materiału, z czego użyje 1.5 m, zostaje mi 0.5 m z którego uszyłam coś co wystawiam w opcji kup teraz, mam na materiał fakturę imienną, tyle rozumiem, że to co uszyłam na zamówienie wpisuje w ewidencję, a co z odliczeniem kosztów za materiał jeżeli zestawu który uszyłam z tej reszty nie sprzedałam, ja to mam jakoś obliczać czy całej faktury nie biorę pod uwagę ?
    Jej mam nadzieję że pisze trochę z sensem, czytam każdy twój wpis po kolei 🙂

    1. Żeby wrzucić w koszty reklamę na Facebooku musisz mieć NIP-UE i zarejestrować się, jako płatnik VAT-UE. Nawet, jeśli normalnie jesteś zwolniona z obowiązku płacenia VATu w Polsce.

      W koszty wrzuć całość faktury, nie ważne ile materiału zużyłaś na jedno zamówienie 🙂

  15. Dzień dobry
    Prowadzę małą działalność nierejestrowaną polegającą na szyciu ubrań dziecięcych na zamówienie. W mieszkaniu brakuje mi miejsca do pracy i przechowywanie materiałów, planuję wynająć piwnicę od spółdzielni mieszkaniowej na terenie której mieszkam. Czy czynsz i opłaty związane z takim najmem będę mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z mojej działalności? Czy muszę zgłaszać spółdzielni, że w wynajętej spółdzielni będę prowadzić działalnośc nierejestrowaną (która przecież nie jest uznawana za działalność goospodarczą rejestrowaną w CEIDG). Pozdrawiam serdecznie

    1. Żeby móc taki lokal wrzucić w koszty musisz dostać na niego fakturę imienną, ale w tym przypadku zasięgnęłabym rady w Twoim urzędzie Skarbowym. Myślę, że trzeba taki fakt zgłosić w spółdzielni, w końcu chcesz w tej piwnicy pracować.

  16. Witam, mam pytanie
    Czy chcąc sprzedawać w ramach działalności nie rejestrowej drobne ozdoby drewniane wytwarzane we własnym warsztacie stolarskim muszę tak jak w przypadku działalności gospodarczej posiadać pozytywne opinie i zezwolenia do Straży Pożarnej oraz Wojewódzkiego Inspektoratu Sanitarnego

  17. Witam.
    Mam problem, a nigdzie nie mogę się doszukać. Czy kupująć opony do auta + montaż, mogę wrzucić to w koszty i w jakim zakresie (całą wartość faktury czy jakiś %)?

  18. Witam,
    Czy od przychodu z nierejestrowanej działalności można odliczyć dobrowolne ubezpieczenie emerytalno rentowej?

    1. Dzień dobry,
      Nie jestem osobą kompetentną, żeby odpowiadać na to pytanie. Wydaje mi się, że nie, ale najlepiej zasięgnąć porady w Urzędzie Skarbowym.

  19. Witam, jestem stylistką rzęs. Czy wszystkie produkty potrzebne do wykonywania usług (rzęsy, kleje, pęsety, łóżko, lampa, etc) mogę wliczyć w koszty?

  20. Witam, super artykuł! Chciałam dopytać jeszcze o paragony do 450 zl. Spotkałam sie z sytuacja, ze sprzedawca nie chciał mi wystawić faktury imiennej na osobę fizyczną, twierdząc, ze paragon do 450 zl jest faktura uproszczona. Oczywiście nie posiadam NIP, prowadzę działalność nierejestowana. Czy wówczas taki paragon do 450 zl mogę zaliczyć w koszty, czy jednak „wyklocic sie” o fakturę imienna? Z góry dziękuję za zainteresowanie tematem.

    1. Hej, dziękuję 🙂 Paragon do 450 zł jest fakturą uproszczoną, ale z numerem nip. W innym przypadku jest to zwykły paragon. Także domagaj się faktury imiennej. Możesz też założyć swój NIP i wykorzystywać go w tego typu przypadkach.

  21. Hej!
    Mam pytanie odnośnie faktur kosztowych w działalności nierejestrowanej. Materiały zamawiała mi znajoma, ponieważ posiada konto na jednym portalu, na którym ja nie byłam zarejestrowana. Faktury do tej pory wystawiane były na jej dane. Czy jeżeli, w razie kontroli, udowodnię że robiłam jej przelew na kwotę faktur, będzie to wystarczające poświadczenie? W tym momencie będę mogła wliczyć te faktury w zeznanie roczne mimo tego że nie ma na nich mojego imienia i nazwiska? Czy konieczne będą prośby o korektę tych faktur?
    Pozdrawiam!

  22. Zrobiłam zamówienia na rzeczy potrzebne do wykonania mojego produktu finalnego, jednak nie wiedziałam, że muszę poprosić o fakturę imienną. Wiem, że jeśli dołączę do paragonu potwierdzenie przelewu to powinno być to potraktowane jako mój koszt. Czy jest problemem jeśli paragon i płatność są w innym dniu? To znaczy, zaksięgowanie zamówienia jest w jednym dniu, płatność zaksięgowała się dnia następnego, a paragon został wystawiony kolejne 2 dni później?
    PS: Świetne materiały! Rzeczowo i konkretnie, a materiały darmowe do pobrania bardzo ułatwiają pracę!

    1. Hej! Dziękuję bardzo, cieszę się, że pomogłam. Nie ma problemu, ważne, żeby kwota się zgadzała i nazwa sklepu, do którego poszedł przelew.

  23. Witam. Jak to jest przy sprzedaży ubrań poprzez live. Sprzedaz to przychód. Zakupiony towar to koszta które rozliczam na koniec roku. A co z ubraniami które wezmę dla siebie lub dam komuś jako nagroda ? Muszę je jakos rozliczyć?

    1. W działalności gospodarczej wystawia się tak zwaną fakturę wewnętrzną, natomiast w DN nierejestrowanej nie widzę na to specjalnego rozwiązania.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *